Alat Tulis Kantor dan Fungsinya

Macam-macam Alat Tulis Kantor dan Fungsinya

1. Kertas

Kertas merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dibutuhkan untuk menulis, mencetak maupun menggambar. Bagi banyak perusahaan, kertas memiliki banyak kegunaan sehingga kertas hampir menjadi kebutuhan pokok untuk menopang aktivitas kantor. Kertas yang umum digunakan untuk perlengkapan kantor ini biasanya jenis HVS (Houtvrij schrijfpapier) ukuran A4 (21 cm x 29.7 cm) dan F4/folio (21.6 cm x 33 cm), dengan ketebalan mulai dari 70-100 gram. (baca juga : Berbagai Ukuran Kertas Standar Internasional)

contoh penggunaan kertas | foto:bimbingan.org

2. Pensil dan Penghapus

Pensil merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dapat digunakkan sebagai sarana menulis maupun menggambar untuk mengungkapkan beberapa ide ataupun gagasan diatas kertas. Sifatnya yang fleksibel (mudah digunakan dan dihapus) pensil sering dipakai dalam perancangan yang belum final (sementara), berbagai pemikiran yang ada bisa diungkapkan diatas kertas dan dapat dihapus jika tidak diperlukan. Ada banyak jenis dan ukuran pensil yang bisa digunakan, secara umum pensil yang sering dipakai adalah yang berukuran HB dan 2B. Perbedaan ukuran ini terletak pada pekat-tidaknya goresan yang dihasilkan. Untuk beberapa kebutuhan tertentu (misalnya desain dan arsitek), beberapa perusahaan ada yang menggunakan pensil jenis mekanik yang memiliki ukuran ketebalan yang stabil.

Aneka jenis ketebalan pensil

3. Pulpen

Pulpen (dari bahasa Belanda: vulpen) adalah peralatan yang sering digunakan untuk menulis di atas kertas. Alat ini berupa mata pena berujung tajam yang dilengkapi pegangan berisi kantong tinta yang bisa diisi kembali. Dalam perkembangannya, alat tulis ini tersedia dengan berbagai varian seperti Pulpen fountain, Pulpen Ballpoint, pulpen gel, Pulpen Rollerball dan Pulpen Hi-Tecpoint. Masing-masing varian pulpen memiliki tingkaan harga dan kualitas yang berbeda, beberapa kalangan pebisnis pulpen bisa menjadi salah satu hal yang dapat meningkatkan citra personal.

4. Tipe –X

Tipe-X merupakan sebuah alat yang lazim digunakan untuk menghapus tulisan di atas kertas yang ditulis dengan pulpen ataupun hasil print-out. Tipe-X ini berbentuk cairan putih yang biasanya dikemas dalam botol kecil dengan ujung botol meruncing yang juga berfungsi sebaga landasan untuk menghapus.

5. Penjepit kertas

Penjepit kertas atau yang sering disebut paper-clip adalah perlengkapan kantor yang berguna untuk menyatukan lembaran kertas untuk jangka waktu sementara. Paperclip memiliki bentuk kecil dengan beragam warna yang bisa mudah dilepas. (baca juga : Aneka Macam Jenis Kertas Dalam Percetakan)

aneka jenis dan bentuk Paper-Clip

Selain Paper-clip yang terbuat dari kawat yang dibengkokkan, ada juga jenis penjepit kertas lain yang digunakan untuk menyatukan kertas dengan jumlah yang lebih banyak.  Penjepit kertas jenis ini biasa disebut Binder-clip, memiliki ukuran yang lebih besar dan daya jepit yang lebih kuat.

Binder-clip dengan berbagai ukuran

6. Tinta printer

Ada banyak sekali jenis tinta printer yang bisa digunakan untuk mencetak berbagai keperluan kantor, penggunaan jenis tinta sangat tergantung dengan kebutuhan mesin printer yang digunakan. Beberapa jenis printer biasanya akan menggunakan tinta yang berbeda, misalnya printer Dot Matrix akan berbeda kebutuhan tintanya dengan printer jenis Inkjet Printer, LaserJet, maupun Thermal printer. Secara umum tinta printer memiliki 4 warna primer sesuai standar cetak, yakni Cyan, Magenta, Yelow dan Key/Black (CMYK). Perbedaan jenis tinta printer biasanya juga akan mempunyai hasil dan kualitas yang berbeda juga. (baca juga : Aneka Jenis Printer Untuk Kantor Menurut Fungsinya)

macam warna tinta printer

7. Flashdisk, Memory-card dan Eksternal Hardisc

Alat-alat ini berfungsi untuk penyimpanan data-data digital selain di komputer. Selain untuk media penyimpanan juga berfungsi untuk memindahkan data-data digital dari komputer satu dengan komputer lainnya. Perlengkapan kantor yang berupa Flashdisk, Memory-card dan Eksternal Hardisc ini memiliki kapasitas yang berbeda-beda.

aneka ragam media penyimpanan digital

8. Tempat Kartu Nama

Kartu nama merupakan benda kecil yang berguna sebagai media promosi dan sekaligus sebagai kartu identitas yang mewakili perusahaan. Selain dapat dibawa kemana-mana untuk menjalin relasi, kartu nama biasanya juga selalu ada di meja kantor dengan wadah khusus. Tempat kartu nama bisa beragam bentuk dan bahan yang digunakan, mulai dari bahan mika, kayu, logam dan lain sebagainya. (Baca juga : Cara Membuat Kartu Nama Keren Dan Unik)

9. Kop Surat

Bagi perusahaan yang ingin usahanya berkembang dan terus maju, kop surat menjadi salah satu perlengkapan kantor yang harus disediakan guna memenuhi kebutuhan korespondensi kantor. Kop surat selain bisa sebagai alat untuk menunjukkan identitas perusahaan, perlengkapan ini juga efektif digunakan sebagai media promosi melalui surat. (Baca juga : Cara Membuat Kop Surat Perusahaan)

10. Amplop

Amplop menjadi salah satu perlengkapan kantor yang berguna untuk membungkus surat. Selain berfungsi sebagi pembungkus amplop ini juga bisa digunakan sebagai media promosi dan meningkatkan citra perusahaan melalui surat. Amplop yang difungsikan sebagai branding usaha biasanya akan dibuat dengan desain yang menarik agar mampu memunculkan kesan yang baik bagi penerimanya. Berbagai bahan dan bentuk bisa dieksplorasi agar mampu tampil beda dengan amplop yang dimiliki perusahaan pesaing. (baca juga : Amplop Surat Untuk Media Promosi Beserta Contohnya)

11. Stop Map

Stopmap merupakan salah satu perlengkapan kantor yang digunakan untuk menyimpan kertas ataupun dokumen agar tidak terlipat atau tertekuk. Stopmap atauu yang sering disebut dengan sebutan Map atau folder juga bisa digunakan untuk mengklasifikasikan setiap dokumen berdasarkan kategori yang berbeda, perlengkapan ini sangat membantu mengorganisir kertas dokumen. Stopmap biasanya terbuat dari plastik atau kertas tebal yang juga bisa difungsikan sebagai cover sebuah dokumen, Tidak ada ukuran baku dalam membuat stopmap, secara umum memiliki ukuran yang teah disesuaikan dengan ukuran kertas A4 atupun F4. Bagi banyak perusahaan stopmap banyak dimanfaatkan juga sebagai alat promosi, dicetak dengan teknik fullcolor yang menampilkan identitas brand atau corporate identity perusahaannya.

contoh stopmap perusahaan | image:mahamerubali.com

12. Penggaris

Penggaris merupakan salah satu alat kantor yang berfungsi sebagai pengukur sekaligus alat bantu gambar yang mampu menghasilkan garis lurus. Adda banyak macam penggaris yang bisa digunakan dalam aktivitas kantor, dari mulai yang lurus sampai yang berbentuk segitiga (segitiga siku-siku sama kaki dan segitiga siku-siku 30°–60°). Penggaris dapat terbuat dari plastik, logam dan sebagainya.

aneka macam bentuk penggaris | image: ujiansma.com

13. Stapler

Stapler adalah alat untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukkan isi stapler, isi biasanya memiliki bentuk huruf “U” yang terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung isi stapler melebihi tebal kertas. Stapler memiliki banyak ukuran dan cara penggunaannya.

Aneka jenis stapler untuk kantor

14. Gunting

Dalam kantor keberadaan gunting juga tidak  kalah penting, alat ini bisa digunakan untuk memotong bahan yang tipis seperti kertas, plastik tipis, tali, kain atau yang lainnya.

15. Perforator

Alat yang digunakan untuk melubangi suatu kertas atau dokumen, biasanya alat ini digunakan untuk melubangi suatu dokumen sebelum dokumen tersebut diarsipkan atau disimpan.

Perforator untuk melubangi kertas

16. Perekat

Perekat yang dimaksud disini merupakan alat perekat untuk kertas, hal ini bisa berupa Lem ataupun solatip (Scoth tape).

17. Dan Lain-lain

Beberapa peralatan yang telah disebutkan diatas merupakan standar minimal yang harus ada ketika ingin membeli perlengkapan kantor, untuk lebih lengkapnya silahkan melihat gambar di bawah ini.

gambar office stationary